一句话结论：内部简称对内部人很方便，对三年后翻档案的人却是障碍。
首次出现给全称
正文里第一次出现简称时，先写全称，括号注明简称，例如『生产安全事故应急预案（以下简称《应急预案》）』。之后行文统一使用这个简称，不要一会儿全称一会儿简称。
项目代号的写法
用代号的，首次出现时说明代号对应的具体事项。如果代号本身涉密，按单位保密要求处理，不要为了表述方便把敏感内容写进普通记录。
术语与外来语
- 行业术语首次出现时简要解释，或加括号注释
- 外文缩写保留原文，并在首次出现时给出中文对照
- 内部『黑话』不要直接进记录，转成规范表述
- 同一概念在全文中用同一个词，不要同义替换
称谓与地名的规范
单位名称、部门名称、地名使用规范全称或规范简称。记录里出现的名称越多，越要注意一致性——检索和归档都依赖名称的一致性。
写得让不了解情况的人也能看懂，是记录的基本素养。
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