一句话结论：洽谈记录的关键，是把『谁答应了什么』记清楚，避免各说各话。
基本内容
- 会议时间、地点、双方参加人员（单位、姓名、职务）
- 洽谈事项与背景
- 双方各自表达的意见、诉求与条件
- 已达成的一致事项（逐条写明具体内容、数量、价格、时间等要素）
- 待确认事项与后续安排（谁在什么时候回复）
- 记录确认方式
写法建议
一、涉及金额、数量、期限的，写到具体数字与日期；二、「双方」一词要慎用，不同意的部分不要写成『双方同意』；三、有口头承诺的，如实记载并注明『口头表示，尚待书面确认』。
会后处理
洽谈记录建议在会后次日发给对方确认（邮件或书面均可），对方回复『确认无误』即形成一份双方认可的过程记录。若当时就形成意向，宜另行签署意向书或会议纪要，不要以记录代替协议。
对内用途
对内部而言，这份记录是后续报价、方案、合同起草的依据；对方人员变动时，它也是衔接沟通的连续性材料。
口头的承诺记下来，才有机会变成书面的。
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